program rozwoju biblioteki

O tym, jakie wyzwania niesie ze sobą zarządzanie współczesną biblioteką i jak może w nim pomóc coaching czy „przegadanie” sprawy w grupie osób z podobnym doświadczeniem, opowiada Agnieszka Borkiewicz z Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Jarocin – uczestniczka pilotażowej edycji programu dla dyrektorek i dyrektorów bibliotek „Kieruj w dobrym stylu”.



Bogna Mrozowska: Twoja biblioteka jest chyba jedną z najaktywniejszych bibliotek w Polsce. Uczestniczyła w I rundzie Programu Rozwoju Bibliotek, korzystając ze wszelkich możliwych ofert związanych z tym przedsięwzięciem. Realizuje rozmaite projekty, inicjuje nieszablonowe akcje, cały czas zaskakuje… Zdaje się być biblioteką idealną. Dlaczego zdecydowałaś się na udział w programie „Kieruj w dobrym stylu”?

Agnieszka Borkiewicz: Dziękuję za te miłe słowa. Fajnie, że nas tak postrzegasz, ale wiem, że takich bibliotek jak nasza jest w Polsce coraz więcej. Cieszę się, że przyszło mi kierować biblioteką w takim ciekawym czasie. To, że moja instytucja tak dobrze działa, jest zasługą całego zespołu. Nawet najlepszy dyrektor, kierownik, lider nic by nie zdziałał, gdyby nie miał dobrych ludzi wokół siebie. Działalność biblioteki to jedno, a kierowanie ludźmi to już zupełnie inna sprawa. Niestety, nie przeszłam żadnego szkolenia z zarządzania, zanim zostałam dyrektorką. Nie uchroniłam się też od całej masy błędów. Wiedziałam, że je popełniam, ale nie zawsze umiałam znaleźć wyjście z różnych, często konfliktowych sytuacji. Czułam, że potrzebuję pomocy. Nawet zgłaszałam w PRB potrzebę szkolenia z zarządzania dla dyrektorów. Gdy tylko dowiedziałam się, że taki program jest przygotowywany, czekałam na niego z niecierpliwością. Pewnie zgłosiłam się jako jedna z pierwszych.

BM: Może paradoksalnie trudniej jest być dyrektorką aktywnej biblioteki? Więcej działań, więcej ludzi do „ogarnięcia”, a doba wciąż ma dwadzieścia cztery godziny…

AB: Przyszło mi być dyrektorką w czasach, kiedy biblioteki zmieniają swoje oblicze bardzo radykalnie. Nie wszystkim pracownikom, nie wszystkim osobom musi to odpowiadać. Ja na przykład usłyszałam w swojej bibliotece, że nie do końca jest to taka biblioteka, jaka powinna być, że za dużo dzieje się „na zewnątrz”, a za mało jest działań stricte bibliotecznych. To przestawienie myślenia zespołu, że dzisiaj są takie czasy, że ta działalność okołobiblioteczna musi „pracować” na działalność biblioteczną, że to dzięki tej działalności „na zewnątrz” możemy pozyskać nowych użytkowników, nie jest łatwe. My wszyscy jesteśmy cały czas w zmianie. I ta zmiana działania, to wyjście bardziej „na zewnątrz” na pewno powoduje też więcej sytuacji konfliktowych w zespole. Bo rzeczywiście – trzeba więcej robić, co chwilę dzieje się coś nowego, jest dużo różnych projektów. A na zrobienie porządku na półkach, w papierach, na dobrą selekcję księgozbioru brakuje czasu. Robiąc tyle rzeczy „okołobibliotecznych” czasami faktycznie giną nam kwestie stricte biblioteczne – to wypożyczanie, ten czytelnik, ta książka.  Bardzo trudno jest znaleźć w tym wszystkim równowagę. Dla mnie, jako dyrektorki, rodzi to nowe wyzwania, bo trzeba to jakoś poukładać. Tyle się dzieje „na zewnątrz”, bywam tu i tam, bo biblioteka jest zapraszana ciągle do nowych projektów i boję się, że mogę „zgubić” to, co się dzieje w bibliotece, ludzi...

BM: Rozumiem, że zespół musi wiedzieć, jaka jest Twoja wizja biblioteki, w jakim kierunku chcesz ją prowadzić?

AB: Dokładnie tak. Wygrałam konkurs na dyrektorkę z pewną wizją biblioteki – to była moja wizja, a nie wizja wypracowana z zespołem. Gdzieś po drodze zabrakło mi takiego jasnego zakomunikowania całemu zespołowi, w jakim kierunku idziemy. I że to jest kierunek, który ja wybrałam, ale sposoby, w jakie będziemy do określonego celu dochodzić, mamy wypracować wspólnie. To bardzo ważne, żeby powtarzać przy każdej okazji, w jakim kierunku idziemy, żeby ludzie rozumieli, czego się od nich oczekuje. Kwestia komunikacji  z zespołem była głównym obszarem mojej pracy z coachem.

BM: No właśnie, ważnym elementem programu „Kieruj w dobrym stylu” jest możliwość skorzystania z coachingu. Czym właściwie jest coaching i kim jest coach?

AB: Najprościej można by powiedzieć, że osoba biorąca udział w coachingu przechodzi przez proces zmiany swojego postępowania. Takiej zmiany, którą chce przejść – bo coaching jest procesem dobrowolnym, w całości opiera się na zasobach, umiejętnościach, wiedzy, którą człowiek już posiada. Coach pomaga w wybraniu najodpowiedniejszej drogi postępowania, ale nie przez zaproponowanie konkretnego rozwiązania, ale raczej przez stawianie właściwych pytań – w taki sposób, że każdy musi sam wybrać to, co dla niego najlepsze. Można powiedzieć, że coaching jest podróżą, a coach naszym towarzyszem w dochodzeniu do celu.

BM: A pojawiły się jakieś obawy związane z tą „podróżą”? Miałaś wątpliwości, czy to na pewno dla Ciebie?

AB: Program oferował nam coaching indywidualny i grupowy. Bardzo chciałam się dostać na coaching indywidualny, bo czułam, że jest mi on bardziej potrzebny. I tak się stało. Moim coachem został Piotr Todys. Pierwsze, co pomyślałam, gdy się o tym dowiedziałam, to: „O nie! Facet?! Przecież on w ogóle nie zrozumie moich (czytaj: babskich) rozterek!” Na całe szczęście moje obawy okazały się nieuzasadnione. Praca z Piotrem nie była wcale łatwa, ale trudność wynikała z tego, że to ja musiałam „zajrzeć w głąb siebie” i odpowiedzieć sobie na parę ważnych pytań. Zresztą pytania to było to, co Piotr lubił najbardziej.

BM: Opowiesz nam trochę więcej o tym procesie? Jak często się spotykaliście? Czy pomiędzy spotkaniami miałaś jakieś zadania do wykonania?

AB: Na pierwszym spotkaniu ustaliliśmy, nad czym będziemy pracować. Piotr wypytał mnie, jakie widzę u siebie niedociągnięcia jako dyrektorka, z czym mam największe problemy. I z tych kilku obszarów, które się pojawiły, wybraliśmy jeden, nad którym mieliśmy pracować. Spotykaliśmy się raz w miesiącu, odbyło się sześć spotkań. Teoretycznie za każdym razem mieliśmy rozmawiać ze sobą godzinę, ale w praktyce zawsze trwało to nieco dłużej. Piotr przyjeżdżał do mnie, spotykaliśmy się poza biblioteką – w kawiarni albo szliśmy na spacer. Dzięki temu rozmowa była swobodna. Pierwszy raz usiedliśmy w moim gabinecie – co chwilę dzwonił telefon albo ktoś wchodził po podpis. A ważne jest, żeby była to godzina tylko i wyłącznie poświęcona rozmowie z coachem i ty musisz być przekonana, że temu właśnie ten czas chcesz poświecić. Mnie coaching bardzo pomógł. Dostawałam zadania pomiędzy spotkaniami, ale nie były to zadania do rozpisania na kartce, tylko na przykład wskazówki: „Pomyśl, jak byś mogła to zrobić inaczej”. Albo jeśli na spotkaniu wypracowaliśmy, że powinnam się spotykać z kimś co dwa tygodnie czy zrobić jakąś inną konkretną rzecz, to potem Piotr pytał: „I jak? Udało ci się to zrealizować czy nie? Jeżeli ci się nie udało, to pomyśl, dlaczego to się nie udało. Może warto rozważyć jakieś inne rozwiązanie?” Mówiłam do Piotra wielokrotnie: „Ale denerwują mnie te twoje pytania!” Wydawało mi się, że ja mam już wszystko ułożone w głowie, a Piotr sprawiał, że wszystko wywracało się do góry nogami. To często były oczywiste pytania, które jednak zmuszały mnie do myślenia. Piotr nigdy nie powiedział: „Zrób tak, bo tak jest dobrze”. Pytał za to: „A myślisz, że to będzie dla ciebie dobre? Myślisz, że to będzie dobre dla twojego zespołu?” Choć w tym procesie coachingowym częściej padały pytania o mnie, to ja byłam najważniejsza. Piotr przedstawił mi różne style zarządzania i powiedział, że to ja muszę wybrać, który najbardziej mi odpowiada.

BM: Podsumowując – coaching może się przydać dyrektorce biblioteki?

AB: Coaching może się przydać każdemu szefowi! To bardzo dobra metoda dla tych, którzy po przejściu szkolenia naprawdę chcą coś zmienić w swoim zarządzaniu zespołem. Coaching pomaga wprowadzić nabyte umiejętności w życie, popracować nad sobą. Dla mnie to było bardzo dobre pół roku.

BM: Zauważyłaś zmianę w sobie, w swoim sposobie działania przed i po programie?

AB: To właściwie powinno być pytanie do mojego zespołu. Ja sama mam nadzieję, że się bardziej „poukładałam”, że wiem czego chcę i że jestem konsekwentna w swoich działaniach. Na pewno nauczyłam się lepiej słuchać innych i dopytywać, o co chodzi, jeśli nie jestem tego pewna. Kiedy podejmuję jakąś decyzję, to staram się zobaczyć wszystkie jej konsekwencje. Wiem jednak, że wiele pracy przede mną. Jeśli chcę być dobrym szefem (a chcę!), to cały czas muszę się uczyć i pracować nad sobą.

BM: Czy program spełnił Twoje oczekiwania? A może Cię jakoś zaskoczył?

AB: „Kieruj w dobrym stylu” to chyba najlepsze szkolenia, w jakich miałam przyjemność uczestniczyć. Po pierwsze, fantastyczni trenerzy ze Szkoły Liderów – tacy, którzy niekoniecznie trzymali się wyznaczonego planu, ale potrafili pójść za naszymi potrzebami, stosując przy tym fajne, niekonwencjonalne metody szkoleniowe. Chyba do końca życia będę pamiętać jedno z ćwiczeń – „pajęczynę”. No i świetni ludzie: dyrektorki i dyrektorzy bibliotek. Moim największym „odkryciem” szkoleniowym było to, że moje problemy są nie tylko moje, że inni dyrektorzy borykają się dokładnie z tymi samymi problemami, co ja. To „przegadywanie” – co ja bym zrobiła na twoim miejscu albo jak ja sobie poradziłam z takim samym problemem – było dla mnie równie ważne, jak praca z trenerami.

BM: Będziecie podtrzymywać nawiązane relacje? Macie pomysł na dalsze spotkania dyrektorek i dyrektorów – też takie w większym gronie?

AB: Fajnie by było, gdyby się takie spotkania odbywały, ale też wiem z wcześniejszego doświadczenia, że jeśli nikt nie „narzuci” tego z góry, to trudniej nam się spotkać. Jest grupa ludzi, z którymi na pewno będę utrzymywać kontakt, do których dzwonię, z którymi się spotykam przy różnych okazjach. Są to osoby, których sposób dyrektorowania jest mi bliski i wiem, że one mogą mi pomóc, bo mamy taką samą wizję tego, jak powinno to kierowanie zespołem wyglądać. Były takie plany, żeby zorganizować spotkanie. Ale szczerze? Myślę, że jeżeli się ktoś jeden za to nie zabierze i nas wszystkich nie skrzyknie, to to się na takim gadaniu skończy.

BM: Czyli musiałby się znaleźć ktoś, kto takie spotkanie zorganizuje…

AB: Myślę, że nawet mogłabym coś takiego zrobić. Teraz, jak się o to pytasz, to znowu mi się zapaliła lampka, że trzeba to zrobić, bo fajnie się spotkać w tej grupie. Ale najważniejsze jest dla mnie to, że mogę napisać maila czy zadzwonić do ludzi, którzy mnie rozumieją. Rozmowom na szkoleniach towarzyszyły głębokie emocje. Trafiłam na bardzo fajną grupę, którą prowadziła świetna trenerka, Agnieszka Szelągowska – to dawało przestrzeń do naprawdę dużej szczerości. Tam się wszyscy słuchali i wspierali wspólnie. Mieliśmy też poczucie, że to, co mówimy, zostanie między nami. To było fantastyczne przeżycie.


fot. Szymon Gruchalski

Agnieszka Borkiewicz pracuje w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Jarocin od ponad dwudziestu lat, a od sześciu lat jest jej dyrektorką. W 2014 r. brała udział w pilotażowej edycji programu dla dyrektorek i dyrektorów bibliotek „Kieruj w dobrym stylu”.

Reportaż z pilotażowej edycji oraz materiały archiwalne są dostępne pod adresem: http://www.biblioteki.org/pl/kieruj_w_dobrym_stylu/o_pilotazu_czyli_inspiracje

Od 23 lutego do 8 marca br. trwa nabór do programu „Kieruj w dobrym stylu” – zapraszamy do zgłaszania się! Więcej informacji na stronie: http://www.biblioteki.org/pl/kieruj_w_dobrym_stylu/zglos_sie

„Kieruj w dobrym stylu. Program dla dyrektorek i dyrektorów bibliotek” jest prowadzony przez Fundację Szkoła Liderów na zlecenie Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego. Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego realizuje Program Rozwoju Bibliotek, który ma ułatwić polskim bibliotekom publicznym dostęp do komputerów, Internetu i szkoleń. Program Rozwoju Bibliotek w Polsce jest wspólnym przedsięwzięciem Fundacji Billa i Melindy Gates oraz Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności.